Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

eksportować bezpośrednio do bankuW tej sekcji będą pojawiać się wszystkie faktury, naliczenia i noty obciążeniowe wystawione najemcy, a także wpłaty jakich dokonał (ściągnięte automatycznie z banku w przypadku płatności masowych, lub wpisane ręcznie w przypadku wpłat gotówkowych przelanych lub na ogólne konto)

Możesz tu ręcznie wystawić faktury, noty oraz operacje bez dokumentu dla danego najemcy.


Dodawanie operacji/dokumentu

Aby dodać nową operację klikamy: Dodaj operację (jeśli chcemy dodać wpłatę, która została przelana z lub na nasze ogólne konto bankowe), lub Dodaj dokument (jeśli chcemy jakiś wystawić najemcy) w sekcji Konto najemcy,


Typy operacji

  1.  Dodaj Operację - np. wpłata kaucji, otrzymany przelew (w przypadku braku płatności masowych), zwrot kaucji itp.

Operacje dzielą się na 2 rodzaje:

  • Rozchód - saldo ujemne - najemca jest nam winien
  • Przychód - saldo dodatnie - dokonano wpłaty


Domyślnie ustawiony jest rozchód. Jest to np. zwrot nadpłaty lub zwrot kaucji

Wystarczy kliknąć na ikonę, aby zmienić Rozchód na Przychód. W przychodzie możemy oznaczyć jakiego rodzaju jest przychód.

  1. Ustawiamy datę i godzinę wpłynięcia przelewu.
  2. Wybieramy czy jest to Przychód czy Rozchód, oraz za co.
  3. Wpisujemy kwotę
  4. Opisujemy transakcję
  5. Klikając w ikonę  poniżej pojawia nam się kolejna operacja dla danego najemcy do uzupełnienia (również możemy wybrać czy jest to przychód czy rozchód)
  6. Gdy już wszystko mamy uzupełnione klikamy Zapisz.



2. Dodaj Dokument

KP/KW - w przypadku gdy prowadzisz pełną księgowość i masz gotówkę w Kasie firmy, musisz rejestrować każdy wpływ i wypływ gotówkowy poprzez dokumenty KP (Kasa przyjęła)/KW (kasa wydała).

Podobnie jak w przypadku operacji bez dokumentu jest możliwość zmiany KP na KW i odwrotnie.
Poniżej wybieramy datę transakcji, wpisujemy nazwę i wartość, a następnie klikamy Zapisz. (więcej informacji na temat KP/KW w dokumentach nieruchomości).

Faktura - możliwość dodania faktury, faktury proformy. Możemy wybrać zarówno datę wystawienia jak i sprzedaży (domyślnie jest to obecny dzień), a także termin i sposób płatności.
Następnie wpisujemy nazwę, wartość oraz określamy stawkę VAT (domyślnie ustawiona taka jak w ustawieniach oddziału lub u właściciela jeśli jest wystawcą faktur). Następnie klikamy Zapisz.

UWAGA! Gdy wystawiamy fakturę pod koniec najmu często niektóre opłaty są rozliczane z kaucji. Wtedy w sposobie płatności wybieramy Rozliczono z kaucji.


Nota obciążeniowa - notę wystawia się (biorąc pod uwagę zwyczaje) w sytuacji, gdy jej przedmiotem nie są towary i usługi w rozumieniu ustawy o VAT, na przykład: naliczenie odsetek karnych, naliczenie kar umownych. Podobnie jak w przypadku faktury ustalamy datę wystawienia, termin płatności. Dodajemy krótki opis oraz wartość i klikamy Zapisz.

Fakturę i notę obciążeniową możemy dodać również przez menu Finanse.

Stworzony dokument pojawia się na Koncie najemcy. Mamy możliwość pojedynczego, ręcznego zatwierdzania dokumentów sprzedaży, dzięki temu możemy sami decydować który dokument jest zatwierdzony i widoczny w panelu najemcy.

  1. Dokument oczekujący na zatwierdzenie - niewidoczny w panelu najemcy/właściciela.
    Wystarczy kliknąć na ikonę aby zatwierdzić dany dokument.
  2. Dokument zatwierdzony.
  3. Dokument zatwierdzony niewysłany lub oczekujący na wysyłkę (klikając ikonę można od razu wysłać dokument do najemcy).
  4. Podgląd dokumentu.

Kaucja

Oznaczanie kaucji

Operację możemy zaznaczyć jako kaucję poprzez kliknięcie na jej numer i kliknięcie przycisku Oznacz jako kaucja.

Operacja oznaczana jest etykietą jako Kaucja i nie wlicza się do salda najemcy.

Klikając na numer dodanego dokumentu, możesz oznaczyć daną transakcję jako kaucję, czy też pobrać lub edytować dany dokument.

Zwrot kaucji

W przypadku zwrotu kaucji skorzystaj z przycisku Rozlicz najemcę na Karcie najemcy.



Wyróżniamy kilka przypadków:

PRZYPADEK NR 1 Najemca ma saldo zero, do zwrotu jest kaucja w pełnej wysokości - Klikając Rozlicz najemcę pojawia się okno z podsumowaniem.


Uzupełniamy do kiedy maksymalnie kaucja musi być zwrócona, dodatkowo możemy zmienić opis transakcji.



Nr konta z którego zostanie wykonany przelew uzupełni się automatycznie numerem konta podanym w ustawieniach globalnych, ale można go zmienić na inny numer konta.

Dalej znajdują się dane najemcy (zaciągnięte z Karty najemcy). Jeśli chcemy zrobić tradycyjny przelew, to jednym przyciskiem możemy skopiować poszczególne dane:



Na samym dole znajdują się 2 opcje:

Pierwsza z nich oznacza, że najemca zostanie umieszczony na liście najemców do zwrotu kaucji (zakładka w menu Najemcy) i będzie oznaczony tagiem #zwrotkaucji.

Po wybraniu drugiej, jeśli kaucja została zwrócona gotówką, SON może także automatycznie wystawić KW.


Na końcu klikamy Rozlicz.


Na Karcie najemcy pojawia się komunikat:

System dodaje operację rozchodową na kwotę wysokości wpłaconej kaucji (z tytułem Zwrot kaucji) i oznacza ją automatycznie jako kaucja:



Jeśli wybraliśmy opcję: Umieść najemcę na liście osób do zwrotu kaucji (lista najemców/kaucje)", w menu Najemcy na liście Kaucje przy danym najemcy pojawi się odpowiednia data zwrotu kaucji.



Przelewy możemy eksportować do banku w formie pliku importu - podobnie jak w przypadku eksportu dokumentów kosztowych, lub zeskanować kod QR (jeśli korzystamy z aplikacji banku na telefonie) - dane najemcy same się uzupełnią. Po eksporcie do banku archiwizujemy najemców jednym przyciskiem: 





PRZYPADEK NR 2 Najemca ma nadpłatę - klikając Rozlicz najemcę pojawia się okno z podsumowaniem salda. Po kliknięciu Rozlicz SON dodaje automatycznie operację rozchodową na wysokość kaucji, którą oznacza jako kaucja, oraz drugą z kwotą nadpłaty oznacza jako Zwrot nadpłaty.

Na Karcie najemcy w sekcji Konto najemcy wygląda to tak:


PRZYPADEK NR 3 Najemca ma saldo ujemne nieprzekraczające kaucji - po kliknięciu Rozlicz najemcę, pojawia się okno z podsumowaniem salda.

W sekcji Konto najemcy pojawiają się 3 transakcje:
1. przeksięgowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopłaty (rozchód) - oznaczone jako kaucja,
2. rozliczenie niedopłaty (przychód)
3. zwrot pozostałej części kaucji oznaczone jako kaucja (rozchód)


PRZYPADEK NR 4 Najemca ma saldo ujemne równe kaucji - po kliknięciu Rozlicz najemcę pojawi się okno z podsumowaniem salda oraz komunikatem:

Na Karcie najemcy w sekcji Konto najemcy pojawiają się tylko 2 operacje (przeksięgowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopłaty oraz rozlicznie niedopłaty)


PRZYPADEK NR 5 Najemca ma saldo ujemne przekraczające kaucję - Po kliknięciu Rozlicz najemcę pojawia się okno z komunikatem: Z powodu zbyt wysokiego salda nie jest możliwy zwrot kaucji. Po kliknięciu rozlicz kaucja zostanie przeksięgowana na częściowe pokrycie niedopłaty.

w sekcji Konto najemcy pojawią się 2 operacje (przeksięgowanie kaucji na saldo najemcy z powodu niedopłaty oraz rozlicznie niedopłaty), a saldo nadal będzie ujemne. 



Edycja dokumentu

Po dodaniu któregokolwiek z powyższych typów operacji możemy je edytować klikając na jej numer.


Otwiera nam się nowe okno, klikamy Edytuj, wprowadzamy zmiany i klikamy Zapisz.


 


Korekta faktury

Do każdej faktury możemy również wystawić fakturę korygującą. Wystarczy tak jak wyżej kliknąć na jej numer w sekcji Konto najemcy i wybrać Koryguj:

Wpisujemy powód korekty (np. błędne naliczenie), a poniżej wartość prawidłową.

I klikamy Zapisz. W sekcji Konto najemcy pojawi się faktura korygująca.


Podział operacji

 Jeśli najemca w jednym przelewie opłacił kaucję oraz pierwszy czynsz, możemy tą operację rozdzielić na dwie oddzielne.

W tym celu klikamy na numer operacji

A następnie na przycisk Podziel operację

Pojawią się pola do wpisania kwot. Możemy od razu drugą operację oznaczyć jako kaucja (zaznaczając checkbox). Gdy mamy już wszystko wypełnione klikamy Podziel.

Obie operacje pojawią się w sekcji Konto najemcy:

Przeksięgowanie operacji

Postępujemy podobnie jak przy podziale (klikając na numer operacji) i wybieramy Przeksięguj.

Pojawia się pasek Zmień odbiorcę. Klikając wybieramy z listy lub wpisujemy w pasku odpowiedniego najemcę i klikamy Zmień. Kwota zostaje przeksięgowana do wybranego najemcy i pojawi się w jego karcie w sekcji Konto najemcy.

Usuwanie dokumentu

Każdy dokument możemy usunąć o ile jest to ostatni wystawiony rodzaj dokumentu (np jeśli są trzy faktury, to pierwsze usuwamy fakturę nr 3 potem nr 2 a na końcu nr 1). Tyko przy ostatnich dokumentach jest opcja Usuń.
Podobnie jak w powyższych: w sekcji Konto najemcy wchodzimy na numer dokumentu i klikamy Usuń.

Przedłużenie płatności

Możemy na prośbę najemcy przedłużyć mu termin płatności. Wyznaczamy mu wtedy nowy termin płatności do którego powinien opłacić zaległość.
W tym celu klikamy na numer dokumentu i wybieramy ikonę kalendarza przy terminie płatności

Rozwija się pole do uzupełnienia. Klikamy w kalendarz, aby wybrać nową datę, wpisujemy powód przedłużenia np. na prośbę lokatora, a następnie klikamy Zapisz.

Jeśli lokator zapłaci w nowym wyznaczonym terminie, rabat za płatność w terminie zostanie przyznany.

Termin płatności należy przedłużyć przed upływem pierwotnego terminu płatności.


Dodatkowe opcje

W edycji dokumentu dostępnych jest kilka innych opcji:


ROZLICZprzycisk Rozlicz przy fakturach i naliczeniach – dodaje on automatycznie operację przychodową na kwotę danej faktury.

Ponowne generowanie faktur automatycznych

Każdego danego dnia miesiąca (jaki ustawiliśmy w Należnościach przyszłych najemcy) generują się faktury. Na głównej stronie pojawia się belka z 3 przyciskami:

Zatwierdź - jednym przyciskiem zatwierdzamy wszystkie faktury, które od razu są wysyłane do najemcy.

Usuń i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia - z tego przycisku korzystamy, gdy potrzebujemy poprawić jakieś naliczenie i wygenerować faktury ponownie. W tym przypadku w pierwszej kolejności należy poprawić naliczenie, a następnie użyć przycisku Usuń i wygeneruj ponownie faktury/naliczenia.

Usuń faktury/naliczenia - jeśli chcemy całkowicie usunąć faktury/naliczenia.