Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

SON ma możliwość generowania dokumentów takich jak umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy i dosłownie każdego innego.


Dokumenty

 Aby móc korzystać z tej funkcji należy w pierwszej kolejności dodać szablony tych dokumentów.


W SON'ie są już stworzone podstawowe dokumenty takie jak Umowa najmu, czy protokół zdawczo-odbiorczy. Można je edytować lub dodać własne. 


Po kliknięciu Dodaj nowy szablon pojawi się edytor, gdzie wpisujemy treść + dodajemy zmienne, które będą się uzupełniały same podczas generowania umowy:

  1. Wpisujemy nazwę szablonu np. Umowa najmu
  2. Opcjonalnie dodajemy tagi, przy czym należy pamiętać, że umowa pojawi się do wyboru tylko u najemców, którzy są oznaczeni takim samym tagiem.
  3. Zmienne, które dotyczą Najemcy, Właściciela, Mieszkania lub ogólnie oddziału. Uzupełniają się same w trakcje generowania umowy.

Po wpisaniu treści umowy klikamy Zapisz. Szablon pojawi się na liście szablonów i od tej pory mamy możliwość Generowania dokumentów.


Zmienne związane z:

→ Najemcą:

  • Zmienne uzupełniające się automatycznie, pod warunkiem, że są wpisane poprawnie i w odpowiednich polach na Karcie najemcy. Są to np: Imię, Nazwisko, Adres zameldowania, ICE mail, Kaucja wpłacona, Kaucja wymagana, Numer kontaktowy, czy e-mail
  • Zmienne zaczytywane z Naliczeń przyszłych najemcy pod warunkiem, że nazwa zawiera określone słowa CZYNSZ, ŚMIECI, CO np. czynsz najmu mieszkania, zaliczka na śmieci, zaliczka na CO. 
    Są to np: początek naliczenia CZYNSZ, Koniec naliczenia CZYNSZ, Kwota naliczenia CO.
  •  Zmienne do uzupełnienia przy generowaniu umowy. Są to wszystkie zmienne z listy posiadające dopisek w nawiasie "do uzupełnienia" np. Początek naliczenia (do uzupełnienia), gdzie ręcznie wprowadzamy datę przy generowaniu umowy.

 Właścicielem - pod warunkiem, że zostały poprawnie wprowadzone na Karcie właściciela.

→ Nieruchomością - podobnie jak w powyższych dwóch kategoriach, warunkiem, aby przy generowaniu umowy dane zaczytały się prawidłowo, jest poprawne uzupełnienie ich na Karcie nieruchomości.

  • Data przekazania pokoju (do uzupełnienia) - nie zawsze dzień przekazania pokoju jest dniem podpisania umowy, dlatego ta dana jest do uzupełnienia podczas generowania umowy.
  • Tabela ze stanem wyposażenia

→ Ogólne:

  • Pełna nazwa i adres oddziału/właściciela - nazwa naszego oddziału, ale jeśli właściciel zaznaczony jest jako wystawca faktur, pojawią się tu zamiast nazwy oddziału dane konkretnego właściciela.
  • Imię i nazwisko użytkownika - np. gdy w naszym imieniu umowy podpisuje pracownik.
  • Główny mail - podany w ustawieniach mail (opisane powyżej). W przypadku, gdy podany jest mail "do odpowiedzi", pojawi się tu właśnie ten adres e-mail


Szablon umowy w edytorze wraz ze zmiennymi wygląda tak:



W Systemie dołączamy podstawowy wzór mowy, protokołu i poręczenia. W przypadku, gdy jesteś absolwentem Edukacji Inwestowania w Nieruchomości bardziej rozbudowany wzór umowy najmu znajduje się na Forum.


Aby dodać wzór z forum Absolwentów Edukacji Inwestowania należy po wejściu do edytora (czyli kliknięciu "Dodaj nowy szablon") kliknąć Narzędzia → kod źródłowy, a następnie wkleić kod podany na forum i kliknąć ok.


Protokoły wyposażenia

System umożliwia tworzenie protokołów zdawczo-odbiorczych związanych z daną nieruchomością. Gotowe szablony poszczególnych pomieszczeń znajdziesz klikając Szablony → Protokoły Wyposażenia.

Szablony, które się tu znajdują są uniwersalne, tzn można je w wykorzystać w każdej nieruchomości oczywiście po zmianie elementów wyposażenia na odpowiadające rzeczywistości.

Działa to w ten sposób, że gdy pierwszy raz otworzysz edycję protokołu wyposażenia na karcie nieruchomości, zakładka protokoły, zaczyta się domyślny szablon widoczny powyżej, którym będzie można w ramach danej nieruchomości edytować. Przyspiesza to tworzenie protokołów wyposażenia i ujednolica je. Po edycji pod siebie i zapisaniu szablon domyślny już się nie zaczyta ponownie, ponieważ nadpisałby szablon stworzony przez Ciebie. Aby zaczytać ponownie szablon do danej nieruchomości, usuń całą zawartość z protokołu, zapisz i otwórz ponownie edycję protokołów na karcie nieruchomości. Wtedy system wykryje, że nie mają żadnej treści, więc uzupełni ją domyślnym szablonem. 

Tak samo edytujemy protokół wyposażenia danego pokoju - na karcie nieruchomości w sekcji Pokoje i lokatorzy klikamy na edycję danego pokoju, a następnie sekcję wyposażenie. 

Aby wygenerować protokół z wyposażeniem nieruchomości i pokoju, musi on zawierać zmienne odwołujące się do tych pól na karcie nieruchomości (w edytorze są to zmienne zaczynające się od słowa tabela, jak poniżej). Jeśli protokół posiada już takie zmienne, przechodzimy do karty najemcy i generujemy dokument z poziomu sekcji dokumenty.


WAŻNE!  Jeśli szablon zostanie oznaczony tagami to najemca również musi być nimi oznaczony, aby pojawiła się ona w polu wyboru na jego karcie.


Film instruktażowy


Powiązane artykuły