Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aby faktury wystawiały się co miesiąc automatycznie należy dodać każdemu najemcy należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału.

Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału

Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału to tak naprawdę pozycje na fakturze (lub naliczeniu - czyli fikcyjnym dokumencie), z odroczonym terminem ich wystąpienia.
Jeśli wiesz, że będziesz tworzył podobne należności przyszłe, możesz zapisać ich szablon, aby nie wpisywać tych samych danych.


Aby dodać należności przyszłe w sekcji Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału kliknij Dodaj należność przyszłą


Opis pozycji


Rodzaj należności przyszłej - wybieramy do jakiej kategorii należy dana należność przyszła, czy jest to czynsz, media, inne (np. sprzątanie), czy też Zaliczka.

 Typ należności przyszłej:

  • Faktura - wybieramy jeżeli chcemy wystawić fakturę najemcy.
  • Bez faktury - wybieramy w przypadku, gdy chcemy tylko odnotować w systemie fakt, że najemca nam zalega, ale nie chcemy wystawiać na to żadnego dokumentu.

po wyborze należności Media/Inne pojawia się dodatkowa opcja:



  • Dodaj należność przyszłą jako informację dodatkową, a nie jako pozycję na fakturze - tą opcję zaznaczamy, kiedy chcemy aby dana pozycja wyświetlała się jako informacja na fakturze "ponadto do zapłaty" np. w przypadku należności przyszłej za media. Ta opcja jest dostępna tylko w przypadku osób rozliczających się poprzez ryczałt i najem prywatny.
    Na fakturze będzie to wygadało w sposób następujący:


 Naliczanie

  • Jednorazowo - wybieramy, gdy chcemy coś dodać jednorazowo, np. dodatkową pozycję do faktury, albo jednorazową fakturę, którą chcemy wystawić w późniejszym terminie.
  • Miesięcznie - wybieramy, gdy należność przyszła ma się naliczać co miesiąc, np. czynsz najmu.

W przypadku faktur, które wystawiają się automatycznie (np. dodania należności jednorazowej) wysyłają się one tego samego dnia o 23:59.


→ Dzień naliczania

To dzień, w którym dana należność przyszła ma powstać. W przypadku należności jednorazowej definiujemy konkretną datę, a w przypadku miesięcznego wybieramy dzień miesiąca, w którym należność przyszła ma być wykonywane cyklicznie np. wpisując 10 faktura będzie się wystawiała każdego 10-go miesiąca.

WSKAZÓWKA jeśli dodasz kilka należności przyszłych na ten sam dzień - wystawią się one jako jedna faktura z wieloma pozycjami.

WSKAZÓWKA jeśli wpiszesz np -5 to faktura wystawi się za poprzedni miesiąc, (i biorąc pod uwagę, że przykładowy miesiąc ma 31 dni to wystawi się dnia 26go. W przypadku jak miesiąc będzie miał mniej dni np 28 to dzień wystawienia się zmieni. W tym przykładzie na 23go)


→ Okres obowiązywania należności przyszłej

Wybieramy daty od kiedy do kiedy ma się wystawiać faktura (np. od 13/02/2017 do 30/06/2017), a jeśli umowę mamy podpisaną na czas nieokreślony, zaznaczamy opcję Bezterminowe. W tym przypadku faktury będą się wystawiały do momentu, aż nie zostanie zawieszone. 



 Licz proporcjonalnie końcowy niepełny okres

Jeżeli koniec należności przyszłej ustawilibyśmy na przykład na 10.09.2017 to przy zaznaczonej tej opcji pierwszego września 2017 wystawi się faktura tylko za 10 dni września, proporcjonalnie.


 Wystaw i wyślij fakturę za niepełny okres początkowy

Jeśli najemca wprowadza się na przykład 13.03.2017, to zaznaczając tą opcję, uzupełniamy kwotę na jaką ma zostać wystawiona faktura oraz termin płatności. 

Ponadto pojawiają się dodatkowe pola do wyboru: czy faktura ma zostać stworzona i wysłana od razu, tylko stworzona, czy ma się wystawić jednorazowa należność przyszła dla najemcy na konkretny dzień (który wybieramy z kalendarza).


→ Nazwa pozycji - wpisujemy np. Czynsz
→ Sposób opisu należności przyszłej  na dokumencie - możemy wybrać w jakim formacie ma się wyświetlać pozycja na fakturze.

Kwota

W tym miejscu wpisujemy wysokość należności przyszłej w kwocie netto oraz wybieramy stawkę VAT.
Rozwijając okienko, mamy możliwość wyboru wysokości VAT-u lub podstawy zwolnienia (ZW) np. ze względu na obrót, najem lub zarządzanie. Podstawa zwolnienia pojawi się w stopce faktury.


→ Sposób płatności

Rozwijając tą opcję możesz wybrać w jaki sposób faktura ma być uregulowana.


→ Termin płatności

W przypadku, gdy chcemy ustawić 10 dni na płatność faktury, wpisujemy liczbę 9 (dzień wystawienia + 9 dni).

Jeśli chcemy wziąć pod uwagę dni świąteczne czy weekendy(obliguje nas do tego kodeks cywilny), czyli czas, kiedy banki nie księgują przelewów - zaznaczamy opcję " Jeśli termin płatności wypada w święto, lub dzień inny niż powszedni, weź pod uwagę płatność w najbliższym dniu roboczym (w przypadku rabatów za płatność w terminie bierz pod uwagę tylko termin płatności do rabatu, a nie termin płatności faktury"



→ Plan numeracyjny

Ustawiony jest domyślnie. Możesz go zmienić w ustawieniach oddziału.



Rabaty


  • Rabat za płatność w terminie


Rabat za płatność w terminie za miesiąc

  • BIEŻĄCY gdy uzupełnimy pole kwota w tej metodzie rabatu, system w dniu naliczenia faktury wystawi fakturę proforma. Następnie w ostatnim dniu terminu płatności faktury sprawdzi, czy najemca opłacił należność w terminie za bieżący miesiąc i zamieni fakturę proforma na zwykłą. Jeśli saldo najemcy będzie równe lub większe niż 0 - otrzyma on rabat w ustalonej wysokości. W innym wypadku dostanie informację dopisaną w pozycji faktury - "brak płatności w terminie" i rabat się nie naliczy. 

    Proformę możemy dowolnie edytować lub usunąć, ponieważ nie jest to jeszcze dokument księgowy.  To dodatkowy plus wybrania tej metody rabatu.

    Przykład zastosowania:

    Jeżeli chcemy, aby najemca wpłacił nam pieniądze do 10. dnia miesiąca i otrzymał rabat, musimy zwiększyć termin płatności o 5 dni, czyli do 15 dnia miesiąca. To dlatego, że pieniądze muszą dojść do nas i trzeba uwzględnić święta/weekendy/awarie banków. W tym celu ustalamy termin płatności należności(naliczanego 1 dnia miesiąca) na 14 dni (dzień wystawienia + 14 = 15), a w opcji "Ile dni przed terminem płatności musi wpłynąć kwota" ustawiamy 5 dni. Ten termin można zmniejszyć wedle woli, np. na 4 dni - wtedy jeśli pieniądze przyjdą 11 dnia miesiąca, rabat nadal się naliczy.

    Dodatkową opcją jest: Później rabat aktywny przez.
    Mimo, że na fakturze termin płatności, (z rabatem) jest do 10 lub 11 to SON uwzględni wpłatę w późniejszym terminie w zależności ile ustawimy dni "karencji". Taka informacja nie będzie widoczna na fakturze. np.:  termin płatności na fakturze 15 dni, ile dni przed terminem płatności musi wpłynąć kwota" ustawiamy 5 dni, Później rabat aktywny przez ustawiamy 2 dni. 

    W takim przypadku, jeśli najemca wpłaci do 12. dnia rabat zostanie mu przyznany. Na fakturze termin płatności (z rabatem) będzie nadal do 10. dnia

    Do tej metody proponujemy taki zapis w umowie: 

    "Miesięczny czynsz najmu strony ustalają na kwotę xx zł, w terminie do 15 dnia każdego miesiąca. Miesięczny okres najmu oznacza miesiąc kalendarzowy. W przypadku otrzymania przelewu czynszu do dnia 10 danego miesiąca oraz braku jakichkolwiek innych zaległości po stronie Najemcy, Wynajmujący udzieli Najemcy w danym miesiącu rabatu w wysokości 100 zł."

    Tak powinien wyglądać prawidłowo wypełniony formularz z powyższego przykładu:




    POPRZEDNI gdy uzupełnimy kwotę w tym rabacie, system wystawiając fakturę sprawdzi, czy najemca opłacił w terminie zobowiązanie w poprzednim miesiącu. Jeśli tak się stało - otrzyma rabat w ustalonej wysokości. W innym wypadku dostanie informację dopisaną w pozycji faktury - "brak płatności w terminie" i rabat się nie naliczy. Jeżeli chcemy pójść najemcy na rękę, możemy ustalić ilość dni po terminie, kiedy aktywny jest rabat. Np. termin płatności na fakturze to 10.02 i do 10.02 najemca jest zobowiązany zapłacić. Jednak zmieniając ilość dni po terminie, kiedy aktywny jest rabat na 2, faktyczny czas na zapłatę przypada do 12.02. Jeśli najemca opłaci fakturę do 12.02, to nadal zostanie mu naliczony rabat (na fakturze nadal termin płatności jest do 10.02).



    Do tej metody proponujemy taki zapis w umowie:

    "Jeżeli czynsz najmu za bieżący miesiąc będzie wpłacony w terminie, tj. zostanie zaksięgowany na rachunku bankowym Wynajmującego do 10. dnia miesiąca, zostanie przydzielony  rabat w wysokości 100 zł  na czynszu w następnym miesiącu"

  • policz rabat za ostatni miesiąc proporcjonalnie do końca należności przyszłej - jeśli korzystamy z rabatów za terminową płatność, rabat będzie liczony proporcjonalnie, czyli jeśli należność przyszła jest do 15.09 a nie do 30.09, rabat będzie wynosił połowę pierwotnego.  

  • Rabat stały - naliczany jest zawsze, bez względu na wszystko, np. stałe obniżenie czynszu z jakiegoś względu.

  • Rabat jednorazowy - naliczany jest tylko raz, przy kolejnym wykonaniu należności przyszłej, np. jednorazowa obniżka czynszu ze względu na brak sprawnej pralki przez 2 tygodnie.


Dodatkowe opcje

  • Ubezpieczenie - możemy ustalić ile dni czekamy na dostarczenie przez najemcę ubezpieczenia i o ile ma się podnieść kwota należności przyszłej najemcy co miesiąc w przypadku jego niedostarczenia. Dodatkowa opłata naliczy się również w przypadku, gdy w momencie wystawiania faktury ubezpieczenie będzie nieważne. Najemca oznaczany jest wtedy odpowiednim Tagiem. Należność przyszła i tag deaktywują się po uzupełnieniu/uaktualnieniu danych w sekcji Ubezpieczenie. Najemca może zawrzeć ubezpieczenie online poprzez link: https://prywatny.iexpert.pl/wn?command=S9610_2016&k=DNINV (kwota ubezpieczenia się nie zmieni, a SON będzie miał więcej środków na rozwój).
  • Poręczenie - możemy ustalić ile dni czekamy na dostarczenie poręczenia i o ile zwiększy się kwota należności przyszłej co miesiąc w przypadku jego niedostarczenia. Do najemcy dodaje się automatycznie odpowiedni Tag. Opcja jest aktywowana po dodaniu kwoty, a deaktywuje się po zaznaczeniu checkboxa Jest podpisane poręczenie w sekcji Poręczyciele
  • Umowa o pracę - możemy ustalić ile dni czekamy na dostarczenie umowy o pracę i o ile zwiększy się kwota należności przyszłej co miesiąc w przypadku jej niedostarczenia. Po uzupełnieniu tego rabatu najemca oznaczany jest odpowiednim Tagiem. Należność przyszła i tag deaktywuje się po uzupełnieniu daty i terminu ważności umowy o pracę w sekcji Karta najemcy → Szczegóły. Tag i należność przyszła aktywuje się również, w momencie, gdy minie data ważności umowy. Opcja deaktywuje się po wpisaniu nowej daty umowy.

W poszczególnych oknach możemy uzupełnić liczbę dni na dostarczenie dokumentu, a czas na dostarczenie uzupełni się sam (lub odwrotnie).



Gdy już wszystkie dane mamy uzupełnione klikamy:

  • Zapisz zmiany (należność przyszła pojawi się w sekcji Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału),
  • lub Zapisz jako nowy szablon (na górze)- w tym przypadku szablon zostanie zapisany i będzie możliwość jego ponownego wyboru przy dodawaniu nowej należności przyszłej.

Gdy mamy zapisany min. 1 szablon po kliknięciu Dodaj należność przyszłą w sekcji Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału na karcie najemcy, na górze pojawia się pole z opcją wyboru szablonów.

Faktury wystawiają się o 8:00 danego dnia, natomiast wysyłają o 23:59. W razie jakichś błędów jest możliwość edycji faktury przed jej wysłaniem.


Zaliczki

Zaliczkę wybieramy w przypadku, gdy nie rozliczamy się z najemcą co miesiąc z odczytów liczników (tylko np. co pół roku), ani ryczałtowo, lub gdy nie mamy możliwości takiego rozliczania się (np. ogrzewanie w spółdzielni).
Są to comiesięczne opłaty pobierane od najemcy z których się rozliczamy pod koniec najmu.

Edycja należności przyszłej

Aby edytować należność przyszłą wystarczy kliknąć na jego nazwę. Pojawia się okno edycji, gdzie możemy zmienić interesujące nas rzeczy.

Zawieszenie i usuwanie należności przyszłej 

Należność przyszłą można zawiesić lub całkowicie usunąć. Wystarczy w sekcji Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału kliknąć Zawieś lub Usuń


Zawieszona należność przyszła zostanie na liście należności przyszłych najemcy, ale będzie nieaktywne. Aby aktywować je ponownie, wystarczy kliknąć na nazwę należności przyszłej i ustawić nowy okres obowiązywania.

Należność, która się zakończyła również staje się nieaktywna. Można ją ponownie uaktywnić przedłużając termin.


Ponowne generowanie faktur z należności przyszłych

Instrukcja znajduje się → TU


Pytania i odpowiedzi

→ Mam najemcę, który w lipcu przedłużył umowę na kolejny rok. Jego obecna umowa kończy się w połowie września, więc chciałbym już teraz ustawić wszystko, aby pierwszego września wystawiła mu się faktura za połowę września ze starą należnością przyszłą. Do tej faktury dodatkowa pozycja za drugą połowę września z nową ceną należności przyszłej wobec wynajmującego/oddziału i od 1 października faktury cykliczne na kolejny rok. Jak to zrobić od razu aby nie musieć o tym pamiętać we wrześniu?

  1. Upewnij się czy w starej należności masz zaznaczoną opcję " z wyrównaniem końcowego okresu niepełnego". Dzięki temu wystawi się faktura tylko za okres do końca danej należności przyszłej - w tym wypadku pierwsze 15 dni miesiąca.
  2. Dodaj należność przyszłą jednorazową na 1. dzień września z wyliczoną nową kwotą za 15.09 - 30.09.
  3. Dodaj nową należność przyszłą od 01.10 do końca umowy na nową kwotę.


→ W jaki sposób mogę zmienić datę umowy danego najemcy? Aneksuję umowy, ale nie potrafię zmienić daty trwania umowy przy najemcach.

  1. Wejdź na kartę najemcy danej osoby.
  2. Znajdź sekcję Należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału.
  3. Kliknij na nazwę należności przyszłej.
  4. Zmień okres DO na czas zakończenia nowej umowy.


→ Nie mogę dodać nowego najemcy do pokoju, oczywiście nowy najemca wprowadza się po wyprowadzce poprzedniego, ale jak w systemie to zrobić? Muszę czekać do końca umowy, rozliczyć dotychczasowego najemcę i dopiero dodać nowego?

Nie musisz. Dodaj rezerwację poprzez kartę nieruchomości, a następnie utwórz z niej konto. Dzięki temu dwóch najemców będzie przypisanych do tego pokoju, jeden jako najemca, a drugi jako rezerwacja. Po wykwaterowaniu dotychczasowego najemcy, ten z rezerwacji automatycznie zajmie jego miejsce.


Mam dodane należności przyszłe wobec wynajmującego/oddziału. Czy faktura 1 dnia miesiąca, bo tak wskazałam dzień wystawienia faktury, zostanie automatycznie wystawiona i wysłana? 

Faktura zostanie automatycznie wystawiona, o ile dzień wystawienia przypada na datę przyszłą, a nie przeszłą (w innym wypadku musisz wystawić fakturę ręcznie poprzez sekcję konto najemcy na karcie najemcy i kliknięcie ikonki dokumentu). Wysłanie nastąpi po zatwierdzeniu faktur - można je będzie zatwierdzić globalnie przyciskiem "Zatwierdź i wyślij faktury" - pojawi się on na głównej stronie, zaraz po wystawieniu faktur.  Jak już będzie pewność, że wszystko jest ustawione poprawnie można w Ustawienia globalne/Zaawansowane zaznaczyć checkbox: "Po wygenerowaniu faktur z należności przyszłych wysyłaj bez dodatkowego potwierdzenia", aby na następny raz nie musieć potwierdzać wysyłki faktur.


 Jak ustawić SON, żeby wysyłał fakturę 25 dnia miesiąca poprzedzającego okres rozliczenia? Np. płatność czynszu do rabatu za terminową płatność za luty miałaby nastąpić do 31 stycznia na podstawie faktury wystawionej 25 stycznia?


Jest to fizycznie niemożliwe - skoro faktura jest wystawiona i wysłana 25 stycznia to nie może zostać zmieniona po 6 dniach. Możemy na przykład sprawdzać płatność rabatu za poprzedni miesiąc. W należności przyszłej wobec wynajmującego/oddziału dzień naliczania ustawiamy jako -25, wtedy faktura wystawi się za okres 01 - 28 luty z terminem płatności określonym w należności. SON może sprawdzić czy płatność za styczeń była terminowa i na tej podstawie przyznać (lub nie) rabat.


Chcę żeby należności przyszłe dla jednego najemcy generowały się w dwuch fakturach. Jak to zrobić?

Można zrobić to na kilka sposobów:

  • zmienić metodę płatności

  • zmienić plan numeracyjny

  • zmienić dzień wystawienia faktury

Jeśli któraś z tych opcji będzie inna niż w reszcie naliczeń przyszłych, zostaną wystawione osobne faktury.


Jak ustawić przesyłanie faktur lub naliczeń na dwa adresy e-mail dla jednego najemcy?

Trzeba stworzyć wirtualnego poręczyciela z drugim adresem, na który mają być wysyłane faktury i zaznaczy opcję “Wysyłaj faktury”.